Règlement général sur la Protection des Données Privées (RGPD)

Introduction

L'administration communale d'Erezée (ci-après dénommée "la Commune") est un pouvoir subordonné en ce qu'il se situe à un niveau de pouvoir inférieur à l'Etat fédéral, aux Régions et à la Fédération Wallonie-Bruxelles. La Commune est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu'elle traite ainsi qu'à la législation inhérente à la protection de la vie privée.

Notre politique en matière de protection des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/*679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques) m'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le "RGPD") et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

La présente politique a pour but d'indiquer comment la Commune d'Erezée traite (collecte, utilise et conserve, notamment) vos données à caractère personnel qu'il collecte dans le cadre de ses missions. Il s'agit également de préciser ce qu'est une donnée à caractère personnel et quels sont les droits des citoyens sur leurs données.

Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

La Commune d'Erezée, représentée par le Collège communal, est responsable du traitement des données à caractère personnel. La Commune se situe rue des Combattants 15 à 6997 Erezée et est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 02107 386 295.

Méthode de collecte des données

De manière générale, nous collections et traitons vos données personnelles parce que vous vivez principalement sur le territoire de la Commune, ou parce que vous recourez à un service de la Commune.

Nous collectons donc vos données à caractère personnel de plusieurs façons :

• lorsque vous vous rendez dans les locaux de l'administration communale pour une demande de service (type changement d'adresse, inscription à un stage, déclaration de chiens dangereux, demande d'autorisation d'affichage, ...);
• en cas de demande(s) via le guichet électronique, par courriel ou par courrier;
• par ailleurs, la Commune collecte et utiliser également certaines données à caractère personne, via d'autres responsables de traitement de données (la DIV, la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale, le registre national, ...).

Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Une "donnée à caractère personnel", c'est toute information se rapportant à une personne physique susceptible d'être identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (ci-après "données").

Les catégories de données à caractère personnel traitées par la Commune varient en fonction des services concernés.

Ces catégories sont notamment les suivantes : 

• les données d'identification (ex : nom, prénom, date de naissance) dans le cadre des actes d'état-civil, d'un enregistrement à la population, d'une demande de permis, d'une candidature à un emploi, ... ;
• les données de contact (ex : adresse, numéro de téléphone, adresse mail);
• les données bancaires (ex: numéro de compte bancaire) dans le cadre du recouvrement des taxes et redevances;
• les données financières et patrimoniales (ex: dettes, propriétés immobilières, baux);
• les données judiciaires (ex: casier judiciaire, sanctions administratives).

Cette liste est exemplaire et non limitative.

Lorsque nous ne collectons par les données à caractère personnel directement auprès de vous, vos données proviennent de bases de données publiques auxquelles nous avons accès afin de réaliser nos missions, par exemple le Registre national.

A quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base ?

Vos données à caractère personnel sont traitées par la Commune afin de garantir une gestion efficace des dossiers dans la poursuite de toutes ses missions d'intérêt public.

Les finalités générales sont notamment :

• la gestion des registres de l'Etat civil et de population,
• la délivrance des cartes d'identité, 
• la gestion des taxes et redevances,
• la gestion des permis divers,
• la gestion des relations avec le public.

Tout traitement de données à caractère personnel par la Commune répond nécessairement à l'une des conditions suivantes : 

• le traitement répond à une obligation légale de la Commune,
• le traitement est nécessaire à une mission d'intérêt public poursuivie par la Commune ou relève de l'autorité publique dont elle est investie,
• la traitement est réalisé sur base d'un accord éclairé de la personne concernée,
• le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie.

Ces listes sont exemplaires et non limitatives.

Vos données à caractère personnel ne sont jamais traitées par la Commune à des fins commerciales ou publicitaires ni transférées volontairement à des tiers qui utiliseraient ces données à de telles fins.

Elles ne sont traitées que par le personnel de la Commune, ses partenaires et ses sous-traitants, qui agissent selon ses instructions, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d'améliorer l'ensemble des services rendus à la population.

Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration et conformément aux dispositions du règlement européen sur la protection des données.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

La durée de conservation de vos données personnelles correspond à la durée nécessaire aux services pour traiter votre demande, votre dossier et vous garantir un service de qualité.

La durée de conservation de vos données correspond en tout état de cause au temps raisonnablement nécessaire à la poursuite des finalités de la Commune et en conformité avec les dispositions légales et réglementaires, notamment en matière de durée d'archivage.

Qui sont les destinataires des données collectées ?

Les données récoltées sont en principe destinées à la Commune ou au citoyen lui-même.

Les données récoltées ne sont pas divulguées à un tiers sans consentement préalable de votre part sauf si cela est nécessaire dans le cadre de l'exécution de nos missions ou si nous sommes tenus légalement de le faire (à d'autres administrations ou instances judiciaires, par exemple).

Dans le cadre de l'exécution de ses missions, il est parfois nécessaire que la Commune fasse appel à un sous-traitant qui sera tenu contractuellement et légalement de respecter la législation en vigueur en matière de protection des données.

Aucune donné à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant par partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

En tout état de cause, la Commune d'Erezée ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

Quels sont vos droits ?

Le RGPD garantit différents droits aux personnes concernées (article 12 à 22 du Règlement Général de la Protection des Données)

Droit d'accès

Le droit d'accès est le droit que vous avez d'obtenir, sur demande, de l'information sur les données à caractère personnel que nous détenons sur vous.

Droit de rectification

Il s'agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander qu'elles soient complétées.

Droit à l'effacement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel. C'est notamment le cas si :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement,
• les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite,
• l'utilisateur retire son consentement et qu'il n'existe pas d'autre base de légitimation du traitement,
• l'utilisateur, personne concernée, s'opposer au traitement, mais dans certains cas particuliers. Le droit à l'effacement n'existe pas dans toutes les situations.

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Droit à la portabilité des données

Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l'effacement des données reste d'application. Ce droit n'existe que si la base de légitimation du traitement est fondée sur l'article 6, §1er, a) ou l'article 9, §2, a) (consentement) ou l'article 6, §1er, b) (exécution d'un contrat) du RGPD. Notez que les autorités publiques traitent les données à caractère personnel essentiellement parce qu'elles en ont l'obligation ou exercent des missions d'intérêt public ou relevant de leur exercice.

Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l'article 6, §1, e) (mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, la Commune d'Erezée doit cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Comment faire valoir vos droits ?

Vous pouvez envoyer vos demandes par courrier électronique à l'adresse dpo@erezee.be ou par courrier ordinaire à l'adresse suivante :

Administration communale d'Erezée
A l'attention du délégué à la protection des données
Rue des Combattants 15
6997 EREZEE

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pou vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

Clause de limitation de responsabilité 

La responsabilité de la Commune d'Erezée sera limitée aux dommages directs, à l'exclusion de toute dommage indirect.

La Commune d'Erezée ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d'une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques) ainsi que d'une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.

La Commune d'Erezée tient à préciser que le présent site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d'autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que nous ne gérons et ne contrôlons pas. La Commune d'Erezée décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi sur pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons donc de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.

A qui adresse vos questions / plaintes ?

Si vous pensez que nous manquons à l'une de nos obligations légales et/ou contractuelles, nous vous invitons à nous contacter en envoyant un courrier électronique à dpo@erezee.be ou un courrier ordinaire à l'adresse reprise ci-dessous : 

Commune d'Erezée
A l'attention du Délégué à la Protection des Données
Rue des Combattants 15
6997 EREZEE

Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Toute réclamation, toute plainte ou tout grief peut être adressé en envoyant un courrier électronique à dpo@erezee.be ou un courrier à l'adresse précitée.

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (ADP).

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

Tél : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : contact@apd-gba.be
URL : https://www.autoriteprotectiondonnees.be 

Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?

La Commune d'Erezée a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu'il réévalue et actualise régulièrement, afin d'éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d'en assurer la sécurité et de garantir l'utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

Il en découle que seul le personnel de la Commune ainsi que ses sous-traitants autorisés accèdent à vos données et sont tenus de protéger celles-ci conformément au prescrit légal.

Droit applicable et juridiction compétente

La présente déclaration est régie par le droit belge. Tout litige lié à la présente déclaration fera l'objet d'une tentative de médiation amiable. En cas d'échec, le litige sera soumis à la compétence des tribunaux de l'ordre judiciaire de l'arrondissement de Marche-en-Famenne. La Commune d'Erezée se réserve le droit de se diriger vers un autre tribunal compétent, s'il le juge opportun. 

Mise à jour

La Commune peut à tout moment apporter des corrections, des compléments ou des modifications à la présente politique de protection des données en fonction des évolutions futures de notre environnement, du développement de nouveaux services, et afin de mieux répondre aux normes légales.

La présente version a été mise à jour en janvier 2025.